Conditions Générales de Vente de Eko du Japon

1. Préambule

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent les relations contractuelles entre :

Eko du Japon (ci-après dénommé “le site”, "nous", "notre", "nos"), entreprise individuelle enregistrée au Japon sous le statut “Kojin Jigyō”, représentée par Monsieur Tom Grando, dont le siège est situé au 〒131-0034 東京都文京区湯島４丁目２−6 (Tokyo),

et toute personne physique ou morale (ci-après dénommée "le client", "vous", "votre", “le voyageur”) souhaitant bénéficier des services proposés sur le site www.ekodujapon.com.

Eko du Japon propose des prestations de planification de voyages personnalisés, de guidage francophone sur place, et de production de contenus numériques autour du voyage au Japon.

2. Définitions

Voyageur : toute personne physique ou morale qui utilise les services d'Eko du Japon.

Carnet de voyage personnalisé : document élaboré par Eko du Japon contenant des itinéraires sur mesure, des recommandations de sites à visiter, des conseils pratiques, et des liens pour la réservation directe des services tels que les transports et hébergements.
Proposition d’itinéraire : document élaboré par Eko du Japon contenant la proposition d’un itinéraire sur-mesure non détaillé.
Feuille de route : document succinct élaboré par Eko du Japon contenant un itinéraire sur mesure et les premières estimations de prix concernant les hébergements, activités et transports à réserver par le voyageur
Appel découverte : session initiale gratuite, réalisée par téléphone ou autre moyen de communication électronique, permettant de recueillir les préférences et exigences du Voyageur pour la personnalisation de son voyage.
Entretien de préparation : entretien réalisée par téléphone ou autre moyen de communication électronique, d'une durée d'une heure et demie, est une consultation approfondie visant à comprendre les préférences, attentes et besoins spécifiques du voyageur, afin d'élaborer un itinéraire personnalisé et adapté pour un séjour inoubliable.

3. Descriptif des services proposés

Eko du Japon est une association spécialisée dans le conseil et la planification de voyage sur mesure au Japon. Eko du Japon propose les prestations suivantes :

a) Réalisation de carnet de voyage personnalisé

La réalisation du carnet de voyage se déroule selon les étapes suivante :

Rendez-vous téléphonique « organisation de votre voyage »
Entretien de préparation en visio-conférence (entre 1h et 2h)
Feuille de route avec itinéraire optimisé et sur-mesure, envoi d’un lien Google maps pour représenter votre itinéraire sur la carte du Japon
Envoi des liens de réservation d’hébergement, hôtels, transports, activités etc (liste non exhaustive)
Carnet de voyage personnalisé comprenant le déroulé jour par jour du voyage et des conseils pratiques

Tous les documents sont enregistrés sur une plateforme collaborative dont l’accès est exclusif à Eko du Japon et aux voyageurs. Le voyageur peut télécharger et conserver tous les documents remis par Eko du Japon, destinés uniquement à son usage personnel. L’accès à la plateforme collaborative sera supprimé après la date de fin du voyage du voyageur.

b) Guide et accompagnement francophone au Japon

Accueil aéroport (Tokyo, ou Osaka à la demande) conçu pour rendre le voyageur autonome dans la suite de son voyage
Accompagnement touristique privé et sur-mesure

Voir section détaillée 5.c.

c) Vente de guides de voyage numérique

Guides sur des thématiques diverses en lien avec le voyage au Japon réalisés et rédigés par Eko du Japon.

d) Service d’assistance à la traduction de permis de conduire

Eko du Japon propose un service d’assistance pour l’obtention de la traduction officielle de votre permis de conduire étranger, délivrée par la Japan Automobile Federation (JAF). Ce service inclut :

La soumission de la demande auprès de la JAF.
Le paiement des frais officiels de la JAF.
La gestion administrative et le suivi de la demande.
L’envoi de la traduction à votre adresse au Japon, si nécessaire.

Frais : Les frais totaux incluent les frais officiels de la JAF (4 000 yens) et des frais de service supplémentaires pour la gestion et l’envoi.

Responsabilités : Eko du Japon agit en tant qu’intermédiaire et ne peut être tenu responsable des délais ou des refus émanant de la JAF. Il est de la responsabilité du client de fournir des informations exactes et complètes lors de la demande.

Validité : La traduction officielle est généralement valable pendant un an à compter de la date d’entrée au Japon, en fonction de la validité du permis original et des réglementations en vigueur. Il est recommandé de vérifier les conditions spécifiques auprès des autorités compétentes.

4. Acceptation des Conditions Générales de Vente

En utilisant les services proposés par EkoduJapon.com, vous reconnaissez avoir pris connaissance et accepté sans réserve les présentes conditions générales de vente. Ces conditions sont accessibles à tout moment sur le site EkoduJapon.com et peuvent être modifiées à tout moment par nos soins. Il est de votre responsabilité de consulter régulièrement les conditions générales de vente.

En acceptant les présentes conditions générales de vente, le Client déclare et garantit être une personne physique majeure au sens de la réglementation en vigueur applicable aux présentes et disposer de la pleine capacité juridique telle que définie par la loi, pour passer commande.

Le Client reconnaît que l’acceptation des présentes conditions générales s’effectue de façon dématérialisée et ne nécessite pas de signature manuscrite.

5. Processus de Commande

Les commandes peuvent être effectuées en ligne sur le site EkoduJapon.com ou par tout autre moyen de communication mis à disposition par nos soins. Toute commande est soumise à notre acceptation et devient ferme et définitive après confirmation de notre part.

Pour valider sa demande, le Client doit fournir à Eko du Japon toutes les informations nécessaires à l’élaboration du séjour (adresse e-mail du Client, nombre de voyageurs, âges, période souhaitée, budget).

a) Processus général à toute commande

Initiation : La commande commence par un contact initial via téléphone, email, ou réseaux sociaux, suivi par l'Appel découverte.
Devis : Suite à l'Appel découverte, un devis détaillé est préparé et envoyé au Voyageur. Ce devis inclut un résumé des services proposés et leur coût.

Confirmation : Pour confirmer sa commande, le Voyageur doit retourner le devis signé et effectuer le paiement selon les modalités spécifiées.

b) Processus spécifique à la prestation “Organisation de votre voyage sur mesure avec création d’un carnet de voyage personnalisé”

Pour le service « Organisation de votre voyage sur mesure avec création d’un carnet de voyage personnalisé », après un premier entretien téléphonique nommé « appel découverte », un devis sera envoyé par mail. Si celui-ci est validé par le client :

Afin de contractualiser la commande, un acompte de 30% sera demandé. L’entretien de préparation n’aura pas lieu tant que l’acompte n’aura pas été versé.
Le solde est exigé avant le début de la rédaction du carnet par une relance par mail et relance de la facture Paypal.
Une fois le solde payé, le carnet est livré sous 15 jours ouvrés.
Aucun contenu définitif (liens, programme, conseils) n’est transmis avant paiement complet.

Déroulement d’une commande chez Eko du Japon

Étape 1 : Appel découverte afin de connaître le projet de voyage du client et présenter les services d’Eko du Japon(gratuit et sans engagement)

Étape 2 : envoi d’un devis par Eko du Japon

Étape 3 : si validation du devis, le voyageur verse un acompte de 30% de la somme

Étape 4 : Une fois l'acompte versé, Eko du Japon transmet au voyageur, par mail et via une plateforme collaborative, un document intitulé « proposition d’itinéraire» avec l’itinéraire non détaillé. Aucun lien de réservation ne sera donné dans cette « proposition d’itinéraire ».

Étape 5 : le voyageur valide la « proposition d’itinéraire » par retour de mail. Dans le cas contraire, le voyageur peut demander une modification d’itinéraire et une seconde proposition d’itinéraire sera envoyée au voyageur (maximum 2 modifications d’itinéraire).

Étape 6 : Eko du Japon transmet la « feuille de route » par mail qui comprend l’ensemble des liens de réservation : hôtels, activités, transports... (Liste non exhaustive).

Rappel : c’est au client de réserver lui-même les transports, hébergements, activités proposés par Eko du Japon, en suivant les liens et conseils donnés par l’organisme. Le client devra effectuer les réservations par lui-même, dans les plus brefs délais, afin que les prix indiqués dans la feuille de route soient similaires à ceux pratiqués par les prestataires au moment de la réservation. Eko du Japon ne pourra pas être tenu responsable en cas d’augmentation des prix des prestataires ou d’indisponibilité.

De ce fait, Eko du Japon ne peut être assimilé à une agence de voyage.

Etape 7 : Eko du Japon demande au client de régler le solde par mail et via la facture Paypal

Etape 8 : Eko du Japon transmet au client un carnet de voyage entièrement personnalisé et détaillé.

Annulation de son voyage par le Client

Eko du Japon ne sera pas tenu responsable en cas d’annulation de son voyage par le Client après la réalisation de sa prestation. Dans cette hypothèse, aucun remboursement ne sera effectué.

c) Processus spécifique à la prestation “Guide et accompagnement francophone au Japon”

Réservation et paiement

Les prestations de guidage (journée, demi-journée, accueil aéroport, accompagnement privatif, etc.) sont assurées par des guides francophones professionnels, membres ou collaborateurs d’Eko du Japon.

Un acompte de 30 % est exigé pour confirmer la réservation. Cette somme permet de bloquer la date et n’est pas remboursable, sauf annulation de notre part ou cas de force majeure.
Le solde de la prestation doit être réglé au plus tard 7 jours avant la date de la prestation, par virement bancaire ou via PayPal. Aucun guide ne se déplacera sans règlement complet reçu dans les délais.
En cas de non-paiement dans le délai imparti, la prestation ne sera pas assurée et l’acompte restera acquis.

Contenu des visites guidées

Eko du Japon propose des visites privées et personnalisées, conçues en fonction des intérêts, du rythme et des attentes de chaque client.

Afin de préserver la qualité, la flexibilité sur place et la valeur de notre travail, le programme détaillé (lieux précis, ordre des visites, horaires, etc.) n’est communiqué qu’après réception du solde.

Une fiche de visite personnalisée est alors envoyée au plus tard 7 jours avant la date de la prestation.

Avant le règlement, Eko du Japon fournit toutefois des exemples de quartiers, de thématiques et de formats de visite pour aider le client à se projeter et décider en toute connaissance de cause.

Des échanges sont possibles pour adapter la visite aux envies, sans toutefois détailler l’itinéraire complet à ce stade.

Lieu de rendez-vous

Le lieu de rendez-vous est défini d’un commun accord entre Eko du Japon et le client, en tenant compte de la logistique du guide et de la facilité d’accès pour le voyageur.

Le client peut faire la demande d’un départ directement depuis son hôtel. Nous ferons de notre mieux pour répondre favorablement à cette demande, mais nous ne pouvons la garantir dans tous les cas.
Si une prise en charge à l’hôtel est indispensable et nécessite un déplacement long ou complexe, une prestation complémentaire pourra être proposée sous forme de devis.
Par défaut, nous veillons à proposer un point de rendez-vous avec le moins de correspondances possibles, dans un lieu accessible depuis l’hébergement du client.

Accueil aéroport et services complémentaires

Dans le cadre de la prestation d’accueil à l’aéroport, Eko du Japon propose un accompagnement personnalisé dès l’arrivée, afin de faciliter l’autonomie du voyageur pour la suite de son séjour.

Sur demande expresse, Eko du Japon peut également fournir une ou plusieurs cartes SIM prépayées compatibles avec les réseaux mobiles japonais.

Cette option n’est pas automatique : le client doit en faire la demande.
La commande et le paiement doivent être effectués au plus tard 7 jours avant l’arrivée au Japon.
Les cartes SIM sont fournies telles quelles. Il appartient au client de vérifier leur compatibilité avec son appareil (fréquences, format, déverrouillage).
Eko du Japon ne pourra être tenu responsable en cas de non-fonctionnement, d’incompatibilité ou de problème technique lié à la carte SIM fournie, ceux-ci relevant du fournisseur tiers.

Ce qui est compris / non compris

Inclus dans le tarif :
- Le temps de présence du guide.
- Les frais de transport du guide pour se rendre au point de rendez-vous (aller/retour et déplacements sur place).
- Un repas à hauteur de 1 500 yens pour les prestations en journée (déjeuner).
Non inclus :
- Les repas et consommations du guide pour les prestations en soirée (restaurants, izakaya, bars), à la charge du client si partagés.
- Les frais d’entrée ou d’activités pour le client et le guide (musées, temples, transports, etc.), sauf mention contraire dans le devis.

Si le client choisit un restaurant dont le tarif dépasse largement le forfait inclus, le supplément pourra lui être demandé, ou un autre lieu pourra être proposé.

Politique d’annulation

Annulation par le client :
- Plus de 14 jours avant la prestation : remboursement intégral (hors frais de transaction).
- Entre 14 et 7 jours avant : 50 % du montant total est retenu.
- Moins de 7 jours avant : aucun remboursement.
Annulation par Eko du Japon :
- En cas d’indisponibilité ou de force majeure, nous proposerons une solution alternative.
  Si aucun arrangement n’est possible, un remboursement intégral sera effectué.

6. Tarification et Paiement

Les prix des services sont indiqués en euros sur le site EkoduJapon.com et spécifiés dans le devis envoyé. Ils sont susceptibles d'être modifiés à tout moment, mais les tarifs appliqués à une commande sont ceux en vigueur au moment de la validation de ladite commande. Les frais de livraison et autres frais annexes éventuels sont indiqués lors du processus de commande.

Les prix sont indiqués TTC.

Le paiement est segmenté en deux phases : après l'Appel découverte et avant la livraison du Carnet de voyage personnalisé.

Le paiement des services peut être effectué en ligne par carte bancaire ou tout autre moyen de paiement accepté par EkoduJapon.com. Les paiements en ligne sont sécurisés et toutes les informations sensibles sont cryptées. En cas de paiement par tout autre moyen que la carte bancaire, les détails de paiement seront fournis lors du processus de commande.

Aucun service ne sera rendu sans confirmation du paiement correspondant à chaque phase.

Selon les banques, il est possible que des frais de paiement à l’international soient appliqués. Cela ne relève en rien de la responsabilité du Vendeur mais uniquement de la banque choisie pour effectuer le paiement. Eko du Japon se réserve le droit de refuser l’accès aux services, ou de le suspendre, en cas d’incident de paiement ou en cas de fraude, tentative de fraude ou risque de fraude relative à l’utilisation du site.

Le Client garantit à l’organisme qu’il dispose des autorisations éventuellement nécessaires pour utiliser le mode de paiement choisi par lui, lors de la validation du formulaire de commande. Le Client garantit à l'organisme que le moyen de paiement utilisé est en cours de validité et n’est pas issu d’une opération frauduleuse. Eko du Japon se réserve le droit de suspendre toute gestion de commande en cas de refus d’autorisation de paiement de la part des organismes officiellement accrédités ou en cas de non-paiement.

7. Annulation et Modification

Les demandes d'annulation ou de modification doivent être communiquées par écrit.

Les paiements effectués ne sont pas remboursables après que les services de chaque phase ont été rendus.

Des modifications peuvent être apportées à l'itinéraire avant la finalisation de chaque phase sans frais supplémentaires dans un maximum de 2 modifications

8. Confidentialité et Données Personnelles

Eko du Japon s'engage à protéger la confidentialité des informations personnelles du Voyageur et à ne pas les divulguer sans consentement préalable.

9. Propriété Intellectuelle

Tous les contenus présents sur le site EkoduJapon.com, y compris mais non limité aux textes, images, vidéos, logos, sont la propriété exclusive de EkoduJapon.com ou de ses fournisseurs et sont protégés par les lois sur la propriété intellectuelle. Toute reproduction, distribution, ou utilisation non autorisée de ces contenus est strictement interdite.

Les carnets de voyage, itinéraires et autres contenus créatifs que nous produisons sont protégés par le droit d'auteur. Eko du Japon conserve les droits exclusifs sur ces œuvres, et leur reproduction ou diffusion, totale ou partielle, est interdite sans notre autorisation écrite préalable.

L'acquisition d'un carnet de voyage ou d'un itinéraire offre au client un droit d'utilisation personnel et non exclusif, uniquement pour son usage privé. Toute reproduction, distribution ou mise à disposition à des tiers est strictement interdite, assurant ainsi le respect et la valorisation de notre travail créatif.

10. Responsabilité

EkoduJapon.com s'engage à fournir ses services avec diligence et professionnalisme. Toutefois, nous déclinons toute responsabilité en cas de dommages directs ou indirects résultant de l'utilisation de nos services.

11. Résolution des Litiges

En cas de litige, une résolution amiable sera toujours privilégiée.

Si aucun accord n’est trouvé, la juridiction compétente dépendra de la localisation de l’entreprise.

En tant qu’entreprise enregistrée au Japon, le droit japonais est applicable. Les litiges relèveront en principe de la compétence exclusive des tribunaux japonais. Toutefois, si un accord écrit entre les parties le permet, une procédure amiable ou arbitrale à distance pourra être envisagée.

12. Modifications des Conditions

Eko du Japon peut modifier ces CGV à tout moment. Les modifications prendront effet dès leur publication sur le site web ou communication au Voyageur.

13. Acceptation des Conditions

La confirmation du devis et le paiement des services constituent une acceptation sans réserve des présentes CGV.